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Il digitale è la nuova normalità per gli eventi: come strutturarli al meglio
La nuova frontiera? Gli eventi online, conferenze organizzate su piattaforme di virtual conference con sessioni e stanze che ripropongono i talk e le sale degli eventi fisici. Un vantaggio per molti in questo periodo di distanziamento sociale, e non solo per la possibilità di continuare a fare networking online.
Il 2020 sarà ricordato da molti come l’anno del new digital e degli eventi virtuali; l’anno in cui le tecnologie sono diventate indispensabili al lavoro, per l’economia, nelle relazioni sociali.
Immagina se tutto questo, la pandemia, #iorestoacasa, cantare sui balconi, sfumature di rosso, giallo, arancio fosse successo negli anni 80-90 del Novecento, quando internet era per pochi eletti e smartphone e tecnologie immersive praticamente non esistevano. Cosa sarebbe accaduto?
Rendiamoci conto che il digitale è la nuova normalità, gli eventi virtuali sono il trend del 2021 e la gestione ibrida delle conferenze una necessità impellente. Per non rimanere impreparati, quindi, come organizzare al meglio un evento online e superare le barriere della non fisicità?
Guida per organizzare eventi digitali e virtuali
La nuova frontiera? Gli eventi online, conferenze organizzate su piattaforme di virtual conference con sessioni e stanze che ripropongono i talk e le sale degli eventi fisici.
Un vantaggio per molti in questo periodo di distanziamento sociale, e non solo per la possibilità di continuare a fare networking online.
Ad esempio i costi di un evento digitale sono per forza di cose molto più bassi, la partecipazione è più semplice poiché non è previsto uno spostamento in chissà quale parte del mondo, e per chi organizza vi è una facilità di controllo e gestione dell’evento e delle conversazioni maggiore rispetto al fisico.
Per aiutarti a capire i vantaggi ecco una semplice guida per organizzare eventi digitali o virtuali ed una lista di consigli e strumenti digitali che puoi utilizzare.
Strutturare la strategia del tue evento digitale, la prima cosa da fare
Ci sono delle domande che devi porti nello strutturare la strategia del tuo evento digitale:
- Quali sono gli obiettivi? Perché voglio organizzare un evento virtuale?
- Che tipologia di evento organizzare? Come chiamarlo?
- Qual è il pubblico a cui desidero rivolgermi?
- Chi coinvolgere?
- In quale data si svolge l’evento e per quanto tempo?
- Quali strumenti mi occorrono per la gestione? Quali piattaforme di videoconferenza sono più idonee per ospitare un evento virtuale e a quale costo?
Inizia con il rispondere a questi quesiti, ti aiuteranno passo dopo passo a strutturare la tua strategia, e a scegliere un format accattivante in linea con il tuo brand ed il tuo target, con ospiti verticali che rispecchiano le tematiche che intendi trattare. Scegli bene un nome per il tuo evento, è la prima cosa che le persone ascolteranno e di cui sentiranno parlare; fa in modo che sia orecchiabile ed hashtag friendly, deve funzionare bene anche con il cancelletto.
Nello strutturare la strategia potresti ritrovarti di fronte a due obiettivi: aziendali, ad esempio fare branding, far conoscere un marchio e quindi fidelizzare gli utenti, generare lead, promuovere un prodotto; di networking, come ad esempio conoscere persone appartenenti allo stesso settore o nicchia, fare formazione, confrontarsi su temi comuni ad una community online.
Stanziare il budget necessario per organizzare l’evento digitale
Organizzare un evento digitale o virtuale significa avere meno spese del fisico, ma questo non vuol dire che non ce ne sono affatto.
Mettere a punto un budget è una parte importante nella gestione di un evento digitale: hai comunque bisogno di un sito web per presentare la conferenza e far iscrivere le persone, di pagare i relatori, i collaboratori interni ed esterni, le campagne di marketing e di comunicazione, le digital PR, la piattaforma che ospita l’evento, ed eventuali video editor e professionisti di tecnologie immersive.
Dopo aver messo nero su bianco le spese, identifica le entrate; il tuo evento online come può monetizzare ed essere remunerativo? Oltre alla vendita dei biglietti, devi contattare degli sponsor per farti sostenere, aziende e brand in linea con gli argomenti per offrirgli stand espositivi e media partner per alimentare il passaparola e limitare le tue spese in Digital Pr.
Attenzione, vendere i biglietti non è semplice come sembra. Se il costo è troppo basso il tuo evento può essere percepito come poco professionale, con un prezzo troppo alto potresti dissuadere le persone dal partecipare.
La vendita del biglietto è da valutare in proporzione alle spese sostenute e deve essere organizzata a livelli:
- Early Bird: la fase di vendita che esalta la scarsità e l’unicità di un evento, un po’ come avviene per le campagne di crowdfunding su Kickstarter. Vendi un numero limitato di biglietti ad un prezzo scontato e per un periodo di tempo limitato per alimentare il passaparola e avere i primi acquisti da chi già ti conosce e si fida come i membri della tua community, o da chi è impaziente come gli early adopters.
- Costo del biglietto base: il classico ticket standard che non offre alcun plus, acquistandolo ottieni l’evento. È quello a cui devi puntare e vendere di più, deve avere una buona differenza di prezzo con l’early bird.
- Gold Ticket: i biglietti che oltre a dare l’accesso all’evento, lasciano anche qualcosa in più, come ad esempio un’area riservata nella piattaforma, un networking corner virtuale o sconti speciali offerti dagli sponsor. Hanno un costo più elevato rispetto al normale ticket, devono trasmettere la sensazione di esclusività.
- Last Minute: l’ultimo livello di vendita, in questo caso manca pochissimo all’evento, sono i ticket per i ritardatari. Il costo in questo caso è molto alto rispetto al ticket standard, ma deve essere comunque un prezzo in linea con il mercato. Questo è il momento per attivare campagne di comunicazione e content marketing per trasmettere fretta.
Coinvolgere i partecipanti in un evento digitale: networking virtuale e gamification
La difficoltà maggiore negli eventi digitali è il coinvolgere i partecipanti e l’offrire loro un’esperienza entusiasmante a distanza. È molto complesso trasporre attraverso uno schermo le relazioni, l’intrattenimento e l’engagement che un evento fisico normalmente regala.
È possibile però fare networking virtuale in un evento digitale. Ci sono strumenti che riescono a ricreare quel grado di interazione delle conferenze fisiche anche online, come le sessioni di domande e risposta con gli ospiti, possibile con l’attivazione di commenti o chat (come può accadere con StreamYard) o con un’alzata di mano (come accade in Meet e Zoom).
Oppure se la piattaforma scelta lo consente, è possibile creare dei networking corner: stanzette virtuali per fare due chiacchiere con degli ospiti selezionati dal community manager.
Un altro grande trend in crescita per il coinvolgimento negli eventi virtuali è la gamification, che prende in prestito elementi tradizionali dai giochi per applicarli a scenari ne ludici ne competitivi.
Implementare la gamification nell’organizzazione di eventi digitali e virtuali ti permette di aumentare il coinvolgimento e la partecipazione dei partecipanti. E poi diciamoci la verità, aggiungere un pizzico di intrattenimento e divertimento ad un evento non ha mai fatto male a nessuno, anzi. Un pubblico impegnato e coinvolto è più attivo, partecipa, comunica, interagisce.
Crea delle attività ludiche da fare online e munisciti di premi o riconoscimenti. Un esempio recente è quello dell’evento Italia’s Growth Talent. Gli organizzatori durante i talk hanno invitato i partecipanti a tenere il conto di quante volte un alpaca (sì, hai letto bene un alpaca) apparisse sullo schermo.
Oppure hanno premiato con un libro le domande della community con più reactions.
Ecco queste sono idee che tengono i partecipanti vigili, attenti ed interessati ed in più creano un passaparola naturale ed un aumento di copertura dell’evento.
Come utilizzare realtà virtuale e aumentata agli eventi virtuali
I tuoi eventi aziendali digitali possono trarre un grande vantaggio dalle tecnologie immersive più di quanto immagini.
Sebbene alcuni possano utilizzare i termini realtà aumentata e realtà virtuale come intercambiabili, descrivono invece tecnologie ed esperienze utente molto diverse.
La realtà aumentata sovrappone elementi generati dal computer “sopra” l’esperienza reale degli utenti per produrre una versione “aumentata” del mondo reale. Pensa ai filtri di Snapchat o di Instagram e al famoso gioco Pokemon Go.
La realtà virtuale è invece un’esperienza più coinvolgente: un ambiente tridimensionale generato dal computer. Durante l’esperienza della realtà virtuale, gli utenti vengono trasportati lontano dall’ambiente reale in cui sono, verso uno spazio completamente diverso. Una specie di Inception, ma del mondo virtuale.
I partecipanti ad un evento da remoto indossando un visore o altri dispositivi, possono interagire efficacemente in un mondo virtuale.
Perché utilizzare la realtà aumentata o virtuale negli eventi da remoto digitali? Perché AR e VR hanno la capacità di cambiare il modo in cui ci confrontiamo, partecipiamo e interagiamo agli eventi digitali rendendoli simili ai fisici.
Le tecnologie immersive danno la possibilità a chiunque di recarsi in un luogo anche se impossibilitato negli spostamenti. Chiunque può partecipare e fare networking virtuale ad un evento senza dover viaggiare.
Per gli eventi digitali in cui il networking è fondamentale, si possono spedire ai partecipanti degli occhiali con tecnologia AR (come ad esempio gli Oculus) per creare una sovrapposizione aumentata, consentendo loro di vedere i nomi, i titoli, le aziende degli altri partecipanti in un networking corner.
Così puoi sfruttare al meglio le opportunità di networking.
Strumenti e piattaforme per i tuoi eventi virtuali
Hai intenzione di organizzare il tuo evento digitale e virtuale? Dai un’occhiata a queste piattaforme, il viaggio non è richiesto :):
- Coderblock: piattaforma digitale made in Italy che ottimizza l’organizzazione di eventi digitali con la creazione di ambienti 3D, stand personalizzati, stanze, punti di networking e “coffee time” con chat immediata. Insomma sembra di essere in un vero e proprio summit, ma con un avatar!
- Wonder: la loro missione è offrire al mondo uno spazio in cui gruppi di persone possono incontrarsi. Perché gli spazi fisici sociali sono al centro della vita di ognuno e qualsiasi persona ha un ricordo legato ad essi. Wonder è uno spazio in cui puoi connetterti agli altri in modo più spontaneo e fluido. Crei gruppi e ti muovi liberamente da una community all’altra.
- Hopin: ospita e aiuta a creare eventi di tutte le forme e dimensioni, da piccoli meet up di poche persone a summit e conferenze. Ogni evento ha chat video dal vivo e tantissimi modi per incontrare le persone.
